Whistleblowing

La nostra azienda apprezza il comportamento etico e il rispetto reciproco. Nel caso in cui siate testimoni di un comportamento non etico di cui è difficile discutere personalmente, abbiamo istituito un canale interno di denuncia. Attraverso questo canale, puoi inviare in sicurezza segnalazioni di comportamenti illegali o non etici, suggerimenti di miglioramento, domande o feedback.

Le segnalazioni possono riguardare comportamenti, atti od omissioni che ledono l’interesse pubblico o l’integrità dell’amministrazione pubblica o dell’ente privato e che consistono in illeciti amministrativi, contabili, civili o penali, nonché illeciti rilevanti ai sensi del DLgs 231/01 o che rappresentano violazioni delle regole del modello organizzativo ex DLgs 231/01 e del Codice Etico. Ad esempio, a titolo di esempio, non esaustivo:

• atti di corruzione e traffico di influenze o qualsiasi altra violazione della probità;
• Le frodi o il sospetto di frode individuati durante le attività di controllo interno;
• comportamenti professionali contrari alle disposizioni relative al “rispetto per le persone” (ad esempio, discriminazione, molestie);
• violazione delle regole di etica professionale (ad esempio conflitto di interessi);
• violazione delle norme di sicurezza finanziaria (ad esempio riciclaggio di denaro, finanziamento del terrorismo, finanziamento del terrorismo, mancato rispetto per le norme relative alle sanzioni e agli embarghi);
• pratiche anticoncorrenziali (ad esempio abuso di posizione dominante);
• violazione dell'integrità dei mercati (ad esempio abusi di mercato);
• violazione delle regole a tutela degli interessi dei clienti;
• comunicazione non autorizzata di informazioni riservate, furto o fuga di dati;
• violazione dei diritti umani e delle libertà fondamentali, della salute e della sicurezza delle persone, dell'ambiente, rilevati nell'ambito delle attività svolte da Carbotech o nell'ambito di attività svolte da un subappaltatore o da un fornitore nell'ambito di una relazione commerciale (ad esempio se si sospetta che un appaltatore utilizzi lavoratori “in nero”);
• gravi violazioni delle politiche sulla selezione dei fornitori della società;
• falsità nei documenti contabili;
• falsità nelle dichiarazioni rese ad enti pubblici (in senso lato);

Tutte le segnalazioni sono gestite da persone designate all'interno della nostra organizzazione. Le informazioni inviate tramite il canale di segnalazione sono completamente sicure, anonime e non vi è alcun rischio di ritorsione.

Alcune raccomandazioni importanti:

• Invia sempre informazioni veritiere.
• Sii il più specifico possibile: descrivi dettagliatamente la situazione e le persone coinvolte.
• Allega le evidenze disponibili, se lo ritieni necessario.
• Saremo lieti se, infine, rimanessi in contatto con noi, potremmo richiedere ulteriori informazioni e anche informarti della risoluzione della tua segnalazione.
• Salva in sicurezza la chiave/ricevuta che verrà visualizzata dopo l'invio del rapporto, puoi tornare alla tua segnalazione in qualsiasi momento con questa chiave (inserendola nel modulo apposito).

Alcune informazioni importanti:

• Il trattamento delle segnalazioni da parte di Carbotech è soggetto alle seguenti tempistiche di lavorazione:
  • un termine massimo di sette giorni lavorativi, dalla data di ricevimento della segnalazione per confermare al Whistleblower la ricezione della segnalazione,
  • un termine massimo di tre settimane dalla data di accuso della segnalazione, per effettuare l'analisi di ammissibilità,
  • un termine ragionevole, non superiore a tre mesi, per informare il Segnalante circa lo stato di avanzamento del trattamento della sua Segnalazione. Il Whistleblower deve poi essere informato della chiusura della segnalazione subito dopo la conclusione dell'indagine.
• Puoi anche effettuare una segnalazione all'ANAC (Autorità Nazionale Anticorruzione - indirizzo https://www.anticorruzione.it/-/whistleblowing) se ricorre una delle seguenti condizioni:
  • il canale interno di segnalazione interna non è attivo o, anche se attivato, non è conforme a quanto previsto dalla Legge (artt.li 4 e 5 del DLgs 24/2023);
  • hai già effettuato una segnalazione interna e la stessa non ha avuto seguito;
  • hai fondati motivi di ritenere che, se effettuassi una segnalazione interna, alla stessa non sarebbe dato efficace seguito ovvero che la stessa segnalazione possa determinare il rischio di ritorsione;
  • hai fondato motivo di ritenere che la violazione possa costituire un pericolo imminente o palese per il pubblico interesse.
• Puoi anche rendere di pubblico dominio le informazioni sulle violazioni tramite la stampa o mezzi elettronici o comunque tramite mezzi di diffusione in grado di raggiungere un numero elevato di persone se:
  • hai previamente effettuato una segnalazione interna ed esterna (all'ANAC) ovvero hai effettuato direttamente una segnalazione esterna e non è stato dato riscontro nei termini sopra indicati;
  • hai fondato motivo di ritenere che la violazione possa costituire un pericolo imminente o palese per il pubblico interesse;
  • hai fondato motivo di ritenere che la segnalazione esterna possa comportare il rischio di ritorsioni o possa non avere efficace seguito in ragione delle specifiche circostanze del caso concreto, come quelle in cui possano essere occultate o distrutte prove oppure in cui vi sia fondato timore che chi ha ricevuto la segnalazione possa essere colluso con l'autore della violazione o coinvolto nella violazione stessa.

Tutela del Whistleblower contro i rischi di ritorsione
L'utilizzo del dispositivo Whistleblowing è un diritto per i dipendenti, collaboratori e partners di Carbotech. Di conseguenza, nessuno può essere oggetto di ritorsione per una segnalazione effettuata in buona fede o senza un compenso economico diretto, cioè disinteressatamente, anche se l'istruttoria non ha confermato le contestazioni sollevate nella segnalazione.

Nessun Dipendente può essere sanzionato, licenziato o discriminato direttamente o indirettamente in relazione alla sua assunzione, remunerazione, promozione, formazione, assegnazione o ricollocazione per aver segnalato, in buona fede e senza un compenso economico diretto, una segnalazione. La stessa tutela si applica ai Collaboratori/Partners che hanno testimoniato e fornito elementi di prova per l'istruttoria.

Saranno prese misure appropriate, in linea con le normative locali e la politica di gestione delle risorse umane, nei confronti di chiunque - dipendente/collaboratore - adotti misure di ritorsione nei confronti di un segnalante o impedisca, in qualsiasi modo, la trasmissione della segnalazione alle persone competenti.

Tale protezione è concessa anche:

• al Facilitatore, persona fisica o persona giuridica senza scopo di lucro, che assiste un Whistleblower nel processo di segnalazione o divulgazione;
• alle persone fisiche che sono collegate al Whistleblower e che potrebbero subire ritorsioni in ambito professionale;
• alle persone giuridiche controllate dal Whistleblower o per le quali lavora o con cui è collegato in un contesto professionale.

Qualsiasi dipendente/collaboratore che ritenga di essere stato vittima di un'azione di ritorsione relativa ad una questione professionale e derivante da una precedente segnalazione può segnalare tale situazione.

La tutela del Whistleblower si applica solo in relazione alla segnalazione effettuata. Tale protezione non può pertanto essere garantita al segnalante soggetto a misure sanzionatorie per motivi di condotta o negligenza non correlati alla segnalazione stessa.

Ad esempio, un dipendente può essere sanzionato disciplinarmente, ove ne ricorrano i presupposti, in coerenza con la normativa in materia se questa decisione non è collegata alla segnalazione.

Attenzione: Qualsiasi Dipendente/Collaboratore/Terza Parte esterna che effettui una segnalazione in malafede o con dolo o che intenzionalmente e consapevolmente riporti informazioni errate (anche parziali) o fuorvianti, non beneficerà della tutela del Whistleblower. Inoltre, l'uso improprio del dispositivo di segnalazione può esporre il Whistleblower a sanzioni disciplinari e a procedimenti giudiziari in conformità con le disposizioni di legge locale applicabili e del modello organizzativo ex DLgs 231/01 di Carbotech.

Protezione della persona oggetto della segnalazione
La persona oggetto della segnalazione beneficia della presunzione di innocenza fino a prova contraria.

Nessun Dipendente/Collaboratore può essere sottoposto a sanzioni disciplinari o licenziato sulla sola base di una segnalazione, fino a quando l'istruttoria non confermi il suo coinvolgimento nella violazione segnalata, fatto salvo quando definito nel precedente paragrafo.

Protezione dei dati
Nella misura in cui i dati personali raccolti sono sottoposti al trattamento, Carbotech assicura l'adozione di tutte le precauzioni necessarie per garantire la sicurezza e l'integrità dei dati raccolti, sia al momento della raccolta e trattamento, sia durante l'analisi di ammissibilità, l'istruttoria della segnalazione e l'archiviazione dopo la chiusura del caso.

I dossier contenenti dati personali devono essere conservati e archiviati non più del tempo necessario, in conformità con le leggi e regolamenti applicabili in materia di protezione dei dati.

Il Whistleblower e le persone interessate (ove presenti) hanno il diritto di accedere e rettificare i dati personali che li riguardano in conformità con le normative interne e le direttive delle Autorità locali in materia di protezione e archiviazione dei dati personali pro tempore vigenti.

In nessun caso la persona oggetto della segnalazione potrà avere accesso a dati che consentano di identificare il segnalante.

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